Six semaines avant la commission : un scénario avec Paco
Un hôtel indépendant de 40 chambres, une visite périodique dans six semaines, un certificat manquant et une réserve ouverte. Voici, semaine par semaine, ce que Paco ferait — un scénario illustratif avec des données d'exemple, pas un cas client.
Un scénario, pas un cas client
Paco est jeune et ne montre ni logos ni témoignages ; nous n'en inventerons pas. Ce qui suit est donc un scénario construit : l'établissement est fictif, les dates sont des exemples, mais chaque geste décrit correspond à une fonction réellement présente dans le produit — rien d'autre.
Six semaines avant : l'état réel, pas l'état espéré
Le registre dit ce qui manque : la vérification électrique est prouvée, les extincteurs aussi, mais le certificat de désenfumage n'est pas au dossier et une réserve du dernier rapport — un bloc d'éclairage de secours — est toujours ouverte. Rien n'est inventé : une obligation sans preuve s'affiche comme telle, elle ne devient jamais « probablement faite ».
- Chaque obligation porte sa fréquence et son texte source
- Une preuve absente reste visible, jamais présumée
- La réserve ouverte est rattachée à son rapport d'origine
Cinq semaines avant : les demandes partent, selon vos règles
Paco rédige la demande au prestataire de désenfumage — site, équipement, échéance, référence du dernier rapport — et vous la montre. Elle part de votre boîte, à votre nom, quand vous l'approuvez, ou d'elle-même si vous avez déjà approuvé ce type de lettre. Après une semaine de silence, Paco vous prépare une relance, puis une deuxième si besoin ; ensuite, ça vous revient au lieu de s'oublier.
Trois semaines avant : la réserve se lève sur WhatsApp
Le remplacement du bloc de secours revient à votre équipe. Paco confie la tâche au technicien sur WhatsApp — pas de nouvel outil — et la tâche reste ouverte jusqu'à la photo qui prouve la levée, horodatée à sa réception, puis votre validation. La réserve du rapport se ferme avec sa preuve attachée.
La semaine de la visite : le dossier en un clic
Le certificat de désenfumage est arrivé par e-mail ; Paco l'a lu et rangé sur la bonne obligation. Le dossier d'inspection se génère en un clic : sommaire, tableau des obligations, certificats en pièces jointes, réserves et preuves de levée. Ce que la commission regarde en premier — le registre, les rapports, le sort des réserves précédentes — est déjà assemblé.
Questions fréquentes
Ce scénario décrit-il un client réel ?
Non. Paco est jeune et ne montre ni logos ni témoignages ; l'établissement et les dates sont des exemples. En revanche, chaque fonction décrite — registre, relances rédigées, tâches WhatsApp avec photo, dossier d'inspection — existe telle quelle dans le produit.
Et si le prestataire ne répond jamais ?
Après les relances prévues, la demande vous revient explicitement : le registre affiche « en attente, relances épuisées » au lieu de laisser l'obligation glisser. Rien ne se ferme sans preuve.
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