PacoIl écrit à vos prestataires. Vous approuvez une fois.
Le deuxième chemin : il faut un prestataire. Une échéance approche, le dernier rapport est au dossier, le prestataire est connu. Paco rédige la demande, vous la montre, et l'envoie depuis votre propre boîte, à votre nom, après votre oui. Puis il relance. Puis, si personne ne répond, il vous revient avec les faits.
La demande part avec les faits, pas avec une formule
Le site, l'équipement, l'échéance, la référence du dernier rapport et le nom du technicien qui l'a signé : Paco les lit dans le registre et les met dans le mail. Vous relisez, vous modifiez si besoin, et c'est ce texte-là, à l'octet près, qui part de votre boîte. Un prestataire qui répond pour demander une précision reçoit un brouillon de réponse, lui aussi à approuver.
- Envoyé depuis votre boîte, à votre nom, jamais depuis une adresse Paco
- Le texte approuvé est le texte envoyé, sans réécriture après coup
- Uniquement vers un prestataire que vous avez enregistré
Une semaine de silence, un second mot. Puis un troisième. Puis vous.
Sept jours sans réponse, Paco envoie une relance courtoise. Sept jours de plus, une seconde. Après quoi il s'arrête d'écrire et vous apporte le dossier : depuis quand, combien de relances, et ce qui reste à faire. Pendant tout ce temps, votre registre dit « en attente, 1 relance », pas « en retard ».
- Deux relances au plus, puis la demande vous revient
- Le silence d'un prestataire ne devient jamais un retard à votre nom
- Chaque envoi et chaque relance laissent un reçu daté
Vous savez comment il répond avant de le réserver
Chaque demande envoyée garde sa date, la date de la première réponse, le nombre de relances et la date promise face à la date demandée. Paco en tire, prestataire par prestataire, un délai médian de réponse, un taux de dates tenues et le nombre de relances qu'il faut. Le prestataire lent se découvre sur sa fiche, pas le jour du contrôle.
- Calculé sur vos propres demandes, jamais sur un avis extérieur
- Une entreprise jamais sollicitée n'a pas de chiffre, pas un zéro
- Sous deux demandes, la fiche dit « échantillon mince » au lieu de trancher
Questions fréquentes
Paco peut-il envoyer sans me demander ?
Seulement si vous le lui avez dit. Un mandat permanent couvre un type de tâche ; pour une demande à un tiers, il ne joue que sur une obligation déjà en retard dont l'échéance vient d'un document, vers un prestataire enregistré, et sous un plafond quotidien. Tout le reste reste un geste d'approbation. « Jamais » se dit aussi en un geste, et chaque envoi porte le mandat qui l'a permis.
Et si le prestataire répond par téléphone ?
Vous notez la date dans le registre, et la demande passe en « planifiée ». Paco ne relance pas une demande dont vous avez dit qu'elle a une réponse.
Voyez une demande partir de votre boîte
Avec vos faits dedans, et votre nom en bas.
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